A számviteli törvény szerint "A számviteli politika elkészítéséért, módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy felelős." (Sztv. 14 § (12) bekezdése) Az esetek többségében a vállalkozás, az ügyvezetés ezt a feladatot rábízza a könyvelőre. A könyvelőnek mérlegelnie kell, hogy rendelkezik-e a vállalkozásról olyan mély ismeretekkel, amelyek elégségesek az optimális eljárások kiválasztásához, vagy, hogy tisztában van-e a vállalkozás (tulajdonosok, ügyvezetés) tényleges céljaival, jövőbeni elképzeléseivel. Ha minderre igen a válasz, még akkor is csak a vállalkozás tulajdonosaival, ügyvezetésével közösen szabad és kell ezeket a döntéseket meghozni, papírra vetni.

Az elkészült dokumentumot célszerű tulajdonosi határozattal "szentesíteni", illetve mindenképpen az ügyvezetéssel életbe kell léptetni (azaz alá kell íratni). Gondoljunk csak bele: ki lenne később a felelős azért, ha egy nem célszerűen megválasztott értékcsökkenési mód alkalmazása miatti esetleges veszteség következtében a vállalkozás elesne egy támogatástól. (Sajnos ilyenkor jön a szokott vád: "a hülye könyvelő miatt...")

Amikor egy cég megalakul, 90 napon belül kell elkészíteni a számviteli politikát (a számlarenddel és számlakerettel egyetemben). Ekkor úgy a tulajdonosok, mint a könyvelő csak általános elképzelésekkel rendelkezik még az eljövendő tevékenységről. A számviteli politika is ezt kell, hogy tükrözze - csak azokról a kérdésekről célszerű ekkor még dönteni, amelyek hosszú távra igazak, illetve a törvény mindenképpen döntést ír elő. Ezt kell életbe léptetni. Később azonban, ahogy a tevékenység bővül, kiteljesedik, újabb és újabb területek nyílnak meg, folyamatosan karban kell tartani a számviteli politikát (s természetesen az összes szabályzatot).

Hogyan lehet ezt megvalósítani? Az első számviteli politikához folyamatosan mellékleteket vagy kiegészítéseket célszerű készíteni (folyamatos sorszámozással és címmel ellátva), amelyek a konkrét változásokat tartalmazzák, s azt, hogy a változások mikortól hatályosak.
A változásokat külső körülmények, törvényi háttér módosulása is hozhatja. Természetesen a vállalkozás ezekre való reagálását is ezekben a kiegészítésekben, mellékletekben célszerű rögzíteni.

Ezeknek a kiegészítéseknek, mellékleteknek az elkészítésében nekünk könyvelőknek nagy szerepünk van, hiszen mi tudjuk azt, hogy az egyes külső vagy belső változások, milyen számviteli eljárásbeli módosításokat indukálnak. Erre fel kell hívnunk a cég figyelmét. Akár a számviteli politika már-már sokadik mellékletének, kiegészítésének szövegét is célszerű a mi szakmaiságunkkal megfogalmazni. De a döntést a cégnek, illetve az arra jogosult személynek kell meghoznia.

Ezeket a mellékleteket, kiegészítéseket nem irodalmi mű stílusában kell megírni, összeállítani. Tisztán, világosan és egyértelműen pár mondatban kell megfogalmazni, mit, miért, mikortól és hogyan számolunk el, illetve a változás, a már meglévő szabályozásának mely részét hatálytalanítja vagy egészíti ki.

Gyakorlatból tudjuk, hogy egy egyoldalas, egy témát tartalmazó döntést könnyebb "kikényszeríteni" a managementtől is, mint egy sokoldalas, a vállalkozás vezetése számára sokszor érthetetlen kifejezéseket tartalmazó vastag irományt aláírattatni. A valós gazdasági folyamatokhoz való folyamatos aktualizálás mellett szól ez az érv is.

Sok cég, könyvelő használ nagyon átfogó, általában készen vásárolt (vagy szerzett) szabályzatokat. Ez a szabályozás igaz, hogy tartalmaz sok olyan dolgot, amely előjöhet a cég életében, de ennek a törvénymódosulásokhoz való aktualizálásától sem tekinthetünk el.

S még valami... A könyvelői szerződésben vagy a könyvelési folyamatra vonatkozó megállapodásban célszerű rögzíteni, hogy a számviteli politika (és az egyéb szabályzatok) karbantartása kinek milyen mértékben feladata, illetve ennek a munkának hogyan valósul meg ellentételezése.